เทคนิคการจัดระเบียบเอกสาร ด้วย “ตู้เก็บเอกสารแบบ customize” สำหรับออฟฟิศสำนักงาน
งานเอกสารต่างๆ เป็นสิ่งที่แทบจะทุกออฟฟิศสำนักงานต้องเจออย่างเลี่ยงไม่ได้ หากจัดเก็บไม่ดีก็อาจจะทำให้บรรยากาศภายในสำนักงานดูไม่น่าอยู่ และเสี่ยงต่อการสูญหายของเอกสารสำคัญ วันนี้เราจึงได้รวบรวมเทคนิคการจัดระเบียบเอกสารมาฝากท่านผู้อ่านทุกท่านครับ
และหากคุณกำลังมองหาตู้เก็บเอกสารดีๆ ที่จะช่วยให้สามารถจัดระเบียบเอกสารของออฟฟิศสำนักงานได้อย่างเป็นระเบียบและเป็นหมวดหมู่ ขอแนะนำตู้เก็บเอกสารสำหรับออฟฟิศสำนักงานจากแบรนด์ Ofisu สามารถสั่งผลิตตามแบบได้ โดยไม่มีขั้นต่ำ ไม่ว่าจะสั่งไปใช้แบบเดี่ยวๆ หรือสั่งจำนวนมากสำหรับออฟฟิศสำนักงานที่ต้องใช้ตู้เก็บเอกสามารถจำนวนมาก ทางแบรนด์ก็มีแบบให้เลือกหลากหลาย อีกทั้งยังมีบริการวัดพื้นที่ และการจัดส่งแพคสินค้าอย่างดี ในกรณีที่มีแบบในใจอยู่แล้วก็สามารถปรึกษาเพื่อให้ได้แบบที่ต้องการได้ดั่งใจ
ตู้เก็บเอกสารจากแบรนด์ Ofisu
เทคนิคการจัดระเบียบเอกสารต่างๆ ในออฟฟิศสำนักงาน
1. เตรียมอุปกรณ์ และนำเอกสารมาวางกองไว้เพื่อรอแยกหมวดหมู่
อุปกรณ์ที่สำคัญสำหรับการจัดหมวดหมู่เอกสาร คือ กล่องจัดระเบียบ และตู้เอกสารดีๆ ที่สามารถเก็บเอกสารได้เยอะ หลังจากเตรียมอุปกรณ์แล้ว ให้นำเอกสารทั้งหมดมากองไว้ เพื่อให้เห็นว่าจำนวนเอกสารทั้งหมดที่มี มีมากขนาดไหน และเพื่อให้ง่ายต่อการคัดแยก
2. แยกเอกสารออกเป็นแต่ละกอง ตามหมวดหมู่
โดยการแยกหมวดหมู่ของเอกสารเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน ดังนี้
- เอกสารรอการดำเนินการ เช่น จดหมาย ใบเรียกเก็บเงิน ฯลฯ
- เอกสารสำคัญ ที่จำเป็นต้องเก็บไว้เป็นการถาวร เช่น สัญญา แบบฟอร์มประกัน
- เอกสารจิปาถะ ที่เราอ้างอิงถึงบ่อยๆ หรือหยิบขึ้นมาดูบ่อยๆ
- เอกสารที่หมดอายุ หรือไม่ใช้แล้ว ให้ทำลายทิ้ง หรือนำไปรีไซเคิลในกรณีที่ไม่ใช่ความลับของบริษัท
3. จัดระเบียบเอกสาร
หลังจากแยกหมวดหมู่เอกสารเรียบร้อย ให้นำเอกสารที่ถูกแยกเป็นกองตามหมวดหมู่ มาจัดเรียงลงในกล่องจัดระเบียบเอกสาร หรือใส่ซองไว้ และติดป้ายหน้าซองเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา อีกวิธีหนึ่งคือการใช้วิธีแยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่างๆ ก็จะช่วยทำให้ค้นหาเจอได้ง่ายขึ้น
4. จัดเก็บเข้าตู้เอกสาร
เมื่อจัดเรียงเอกสารลงในกล่องจัดระเบียบตามหมวดหมู่เรียบร้อยแล้ว ให้นำไปจัดเก็บเข้าตู้เก็บเอกสารตามรูปแบบการใช้งาน เช่น เอกสารที่ต้องนำออกมาใช้บ่อยๆ ให้จัดวางไว้ตรงส่วนของตู้เอกสารที่สามารถหยิบมาใช้งานได้ง่าย ส่วนเอกสารสำคัญที่เป็นความลับ ให้เก็บไว้ในช่องที่สามารถล็อกปิดได้มิดชิด
ตู้เก็บเอกสารจากแบรนด์ Ofisu
ประเภทของตู้เก็บสาร
1. ตู้เอกสารแนวตั้ง (มีพื้นที่ความสูงมากกว่ากว้าง) ตู้เก็บเอกสารชนิดนี้ โดยมากจะเหมาะกับสำนักงานที่มีพื้นที่กำแพงน้อย กินพื้นที่น้อยกว่า เป็นตู้เก็บเอกสารที่เป็นเอกสารสำคัญแต่ไม่ต้องหยิบมาใช้งานบ่อย หากสั่งทำเป็นรูปแบบตู้ล็อกเกอร์ก็จะทำให้แยกหมวดหมู่และจดจำได้ง่าย
2. ตู้เอกสารแนวขวาง (มีพื้นที่ความกว้างมากกว่าสูง) ตู้เก็บเอกสารแนวขวาง จะเหมาะกับสำนักงานที่มีพื้นที่เยอะขึ้นมาหน่อย และสามารถเก็บเอกสารได้เยอะ สั่งทำรูปแบบของช่องเก็บของได้หลากหลาย เป็นตู้เก็บเอกสารที่เหมาะกับเก็บเอกสารที่ต้องใช้งานบ่อยๆ เพราะหยิบจับได้สะดวก
ข้อดีของ “ตู้เก็บเอกสารแบบ customize” คือสามารถสั่งผลิตให้เข้ากับพื้นที่ หรือรูปแบบการใช้งานได้ นอกจากนี้ยังสามารถเลือกดีไซน์ สี ไปจนถึงวัสดุ เพื่อให้ได้ดีไซน์ที่ชอบที่สุด เข้ากับสไตล์ของออฟฟิศสำนักงานมากที่สุด และหากออฟฟิศสำนักงานใด กำลังมองหาเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่มีให้เลือกหลากหลาย ตั้งแต่ โต๊ะทำงานแบบเดี่ยว แบบกลุ่ม โต๊ะประชุม ตู้เก็บเอกสาร มีให้เลือกทั้งแบบสำเร็จรูป ไปจนถึงสั่งผลิต ขอแนะนำเฟอร์นิเจอร์สำนักงานของแบรนด์ Ofisu ที่มีคุณสมบัติเรื่องความทนทานของวัสดุ ดีไซน์ที่สวยได้มาตรฐาน
ติดต่อสั่งซื้อหรือสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ลิงค์นี้เลยครับ...
สนใจรายละเอียดสินค้าเพิ่มเติม สามารถสอบถามได้ที่
บริษัท โอฟิซุ จำกัด : ofisu.co.th
หรือ Line@ : @wazzadu.com
ภาพไอเดียประกอบบทความ : Pinterest.com
ผู้เขียนบทความ
